شئون مالية وإدارية

مقدمة

تعبر الأعمال المالية والإدارية بالمدرسة ركنا أسياسيا
من أركان العملية التعليمية ويتوقف نجاح العملية التعليمية علي مدي نجاح العمل
المالي والإداري بالمدرسة لذا يجب علي القائمين علي الأعمال الإدارية والمالية أن
يتعرفوا علي أصولها وقواعدها حيث أن الجهل بالقانون لا يعفي منه 0

وكل من قام بالعمل المالي والإداري سواء كان إداريا أو
مديرا يجب أن ينمي معلوماته ماليا وإداريا بالإطلاع علي النشرات والكتب الدورية
التي ترد إلي المدرسة ودراستها كما أدعو السادة مديري المدارس لإنشاء قسم خاص
بمكتبة المدرسة يتم تزويده بصورة من كل النشرات المالية والإدارية التي ترد إلي
المدرسة مع حفظها بملف خاص لكل عام دراسي علي حده ويحفظ بمكتبة المدرسة للرجوع
إليها عند الحاجة إليها وكذلك تزويد هذا القسم بمجموعة من اللوائح والقوانين والتي
يمكن شراؤها من المكتبة الأميرية مثل لائحة المخازن ولائحة بدل السفر وقانون
المزادات والمناقصات 0000000 الخ أي انه يمكن إنشاء فرع بالمكتبة يكون مرجعا لكل
الأعمال الإدارية والمالية التي تخص المدرسة علي تبقي بعهدة أمين المكتبة مثل باقي
الكتب0

أن مدير المدرسة الناجح ليس هو الذي يكشف الأخطاء المالية
والإدارية بعد وقوعها وإنما هو الذي يمنع وقوع هذه الأخطاء بمعرفته بأصول العمل
المالي والإداري وقواعده ومن ثم يضع النظام الداخلي الذي يكفل حسن سير العمل ويمنع
وقوع هذه المخالفات 0

الشؤن المالية والإدارية
واجبات مدير المدرسة المالية والإدارية
النظام بالمدرسة لذا يجب أن يلم مدير المدرسة بأصول وأسس
العمل المالي والإداري قدر الامكان ري هو أساس علي القائمين بهذا العمل علي أساس
صحيح وفي إطار من العلاقات الإنسانية الجيدحتي يمكنه الإشراف مدير المدرسة هو
المسئول عن إدارة المدرسة لتحقيق أفضل النتائج وحيث إن العمل المالي والإدارة التي
تدفع العاملين إلي حسن تأدية أعمالهم بالشكل المطلوب 0
المدرسة ومن أهم واجبات مدير المالية والإدارية
1- توزيع العمل علي الإداريين
بالاشتراك مع التوجيه المالي والإداري حسب قدارتهم وخبراتهم بما يكفل حسن إنجاز
العمل وأن يتم هذا التوزيع بموجب محضر توزيع رسمي بوقع عليه الجميع ويعتمد من مدير
المدرسة ويحتفظ به طرفه 0
2- الإشراف علي عملية تحصيل
الرسوم المدرسية وتوريدها أولا بأول إلي حساب المدرسة بالبنك أو البريد والتأكد من
عدم احتفاظ السكرتير بها في الخزنة أو طرفه والإطلاع علي إيصالات التوريد للبنك
والتوقيع عليها0
3- التأكد من أن السكرتير يقوم
بجمع الرسوم طبقا للنشرة الواردة من المديرية
4- الإشراف علي الصرف من الأنشطة
في حدود اللوائح والقوانين المنظمة لعلمية الصرف
5- جرد الخزينة جردا مفاجئا من
وقت لآخر وعمل محضر جرد والاحتفاظ بها في سجل خاص طرفه
6- الإبلاغ عن حوادث السرقة أو
الاختلاس فور وقوعها
7- الإشراف علي أعمال التوريدات
من حيث توزيع الكتب علي الطلبة والتأكد من وصولها للمدرسة قبل بدء العام الدراسي
بوقت كاف
8- اعتماد مستندات الشراء الخاصة
بالمدرسة والتأكد من سلامتها
الأعمال الإدارية والمالية
بالمدرسة
تنقسم أعمال
الملية والإدارية بالمدرسة إلي خمسة أقسام هي
1- الأعمال المالية
2- الأعمال المخزنية
3- أعمال شئون الطلبة
4- أعمال شئون
العاملين
5- الأعمال الإدارية
أولا: الأعمال
المالية
ويقوم بها سكرتير المدرسة ومن أهم هذه الأعمال:
1-
السلف المستديمة والمؤقتة
2-
تحصيل الرسوم المدرسية من الطلبة وتوريدها أولا بأول للبنك أو البريد وإطلاع
مدير المدرسة علي إيصالات الإيداع
3-
توريد الأنصبة المقررة إلي حساباتها بالبنوك المختلفة بالنسب التي تقررها
نشرة الرسوم المدرسية
4-
الإيداع والسحب بحساب المدرسة
5-
العمل بالدفاتر المالية ذات القيمة 123 ت0ع 33ع0ح 37 ع0ح
6-
امساك دفتري 20، 22 الخاص بحسابات المدرسة
7-
حفظ مستندات الصرف الخاص بالأنشطة وتنظميها
8-
صرف مرتبات وأجور العاملين بالمدرسة
9-
خاتم شعارا لجمهورية
10- تولي مسئولية خزينة المدرسة
وحفظ النقدية والدفاتر المالية ذات القيمة بها
11-
مسك حساب رأس المال بالمدارس الصناعية والزراعية
أنواع المتحصلات بالمدارس
تنقسم
المتحصلات بالدارس إلي نوعين
1- المتحصلات الأميرية :- وهي المبالغ التي تورد لخزينة الدولة وهي علي سبيل المثال :
الدمغات - ثمن بيع الشهادات الدراسية –
رسوم التقدم للامتحانات العامة – ثمن بيع العهد المستهلكة – الضرائب علي فواتير
المشتريات – ثمن بيع الثمار – ومنتجات المدارس 00000الخ0 وتورد هذه المتحصلات علي
القسائم 33ع0ح إلي خزينة الدولة
2- المتحصلات غير
الأميرية :- وهي المتحصلات الخاصة بالمدرسة وتورد إلي
حساب المدرسة بالبنك أو البريد وهي علي سبيل المثال : رسوم مجلي الآباء – الحوادث –
المعامل – الأنشطة – تأمين العدد لطلبة المنازل بالتعليم الفني – أموال مشروع رأس
المال الدائم بالتعليم الفني 000000 الخ وتورد هذه المتحصلات علي القسائم 123 ت0ع إلي
حساب المدرسة بالبنك أو البريد
الدفتر والسجلات المالية
أولا
:- الدفتر 123 ت0ع والدفتر 33 ع0ح
من أهم الدفاتر
وأكثرها استخداما بالمدارس الدفتر 123 ت0ع والدفتر 33 ع0ح ونظرا لأهمية هذين
الدفترين سنتحدث غليهما بشي من التفصيل :-
أ‌- يستخدم دفتر 123 ت0ع لتحصيل
الأموال الغير أميرية وهو يتكون من فسائم بأرقام مسلسلة وكل منها أصل وصورة الأصل وهي القسيمة البيضاء تبقي ثابتة بالدفتر
والصورة الحمراء تعطي للدافع
ب‌- يستخدم دفتر 33ح0ع لتحصيل
الأموال الأميرية وهو يتكون من أقسائم بأرقام مسلسلة وكل منها أصل وصورتين الأصل
وهي القسيمة البيضاء وتبقي بالدفتر والصورة الحمراء تعطي للدافع بينما الصورة الزرقاء
ترسل مع علم الخير والمستندات إلي الحسابات بالإدارة للتسوية
ت‌- يجب ختم جميع القسائم بخاتم
شعار الجمهورية الذي يحمل اسم المصلحة
ث‌- يجب عند استلام الدفتر فرز
جميع قسائمه والتأكد من أن الدفتر سليم وخالي من الشوائب ويكتب علي ظهر أول قسيمة إقرار
بذلك
ج‌- لا يجوز الكشط أو المحو في
القسائم نهائيا وفي حالة الخطأ يشطب بخط خفيف باللون الأحمر ويتم تصحيح الخطأ باللون
الأحمر ثم يوقع بجانبه السكرتير ومدير المدرسة
ح‌- مدة استعمال الدفتر شهرين من
تاريخ أول قسيمة به ويجوز مد هذه المدة شهرين آخرين إذا دعت الضرورة بموجب مذكرة معتمدة
من مدير المدرسة ولا يجوز استعمال الدفتر بعد ذلك نهائيا وتلغي باقي قسائمه
خ‌- يستخدم الكربون ذو الوجهين في
الدفاتر المالية
د‌- لا يجوز استخدام دفترين من نوع
واحد في وقت واحد بالمدرسة
ذ‌- يكتب علي ظهر آخر قسيمة
مستعملة بيانا يوضح المبلغ الإجمالي بالأرقام والحروف وانه محصل من القسيمة رقم
000 بتاريخ 0000 إلي القسيمة رقم 000 بتاريخ 0000 وتم توريده إلي بنك 00000 بالإيصال
رقم 0000 بتاريخ 00000 ويوقع عليها السكرتير ومدير المدرسة
ر‌- إجراء المراجعة الحسابية للجمع والترحيل قبل التوريد
حتي لا يتم التوريد بأقل أو أزيد من القيمة الصحيحة طبقا لتعليمات اللائحة المالية
الأخطاء الشائعة في استخدام الدفاتر المالية 123ت0ع 33ع0ح
1- عدم فرز جميع فسائم الدفتر عند
استلامها والتأكد من سلامتها وخلوها من الشوائب
2- استخدام الدفتر أكثر من أربعة
أشهر
3- عدم توريد المتحصلات في نفس
تاريخ استخراج القسائم
4- استخدام أكثر من دفتر ( من نوع واحد ) في وقت واحد
5- عدم استخدام الكربون ذو
الوجهين
6- عدم تلحيق القسائم أو الخطأ في
الجمع عند تلحيق القسائم
7- الكشط أو المحو أو تغير بيانات
بالقسائم بعد استخراجها
8- نزع أصول القسائم من الدفتر
ثانيا :- الدفتر 37 ع0ح
توريدها
بموجب القسائم 33 ع0ح بالحافظة وكعبها ويبين بها أنه قد توريد المبلغ بعلم الخبر
رقم 0000 ويسمي دفتر حوافظ التوريد وهو يستخدم مع الدفتر 33ع0ح حيث يتم تفريغ
المبالغ التي تم 000 بتاريخ وأرسل إلي الإدارة بتاريخ00000
ثالثا :- دفاتر 20 ، 22
يستخدم
الدفتر 20 لقيد الأنشطة المدرسية حيث يتم تخصيص دفتر أو عدة صفحات متتالية من
الدفتر لكل حساب أو نشاط حسب
حجم العمل به ويقيد في الجانب الأيمن منه المتحصلات وفي الجانب الأيسر المصروفات
والتي يجب حفظ مستنداتها بملف خاص وبأرقام مسلسلة للرجوع إليها عند المراجعة أو
التفتيش ويجب إثبات جميع عمليات الصرف به فور اتمامها0
بينما
يستخدم الدفتر 22 لقيد حركة الإيداع والسحب في البنك أو البريد حيث تقيد المبالغ
المودعة في الجانب الأيمن والمبالغ المسحوبة في الجانب الأيسر من الدفتر والفرق
بين مجموعي الجانبين يكون رصيد المدرسة بالبنك ويجب مراجعة عمليات هذا الدفتر إيداعا
وسحبا علي كشف حساب البنك دائما0
ويجب
إثبات جميع عمليات الإيداع والسحب به فورا ومن الخطأ الانتظار لحين ورود كشف
الحساب من البنك لإثبات تلك العمليات إنما يتم قيدها فور إتمامها
رابعا:- دفتر 63 ع0ح ( السلفة المستديمة )
1- هذا الدفتر خاص بقيد السلف
سواء كانت مستديمة أو مؤقتة
2- السلفة المستديمة هي التي تصرف
للمدرسة للصرف منها علي مدار السنة المالية وهي يستعاض كلما قاربت علي النفاذ
3- يجب قيد المبالغ الواردة
للسلفة كل استعاضة علي حدة في المكان المخصص لقيد المبالغ الواردة كما تقيد
مستندات الصرف في الجانب المخصص لها علي أن تأخذ هذه المستندات أرقاما مسلسلة تبدأ
برقم واحد في أول كل سنة مالية وحتى نهاية السنة المالية
4- تعتبر مستندات كل استعاضة وحدة
مستقلة تنفصل عن مسنتدات الاستعاضة الاخري بخط بالمداد الأحمر
5- يراعي عدم قيد مستندات الصرف
بالدفتر إلا بعد التأكد من أن هذه المسنتدات صالحة للصرف ومستوفاة
6- في جميع السلف يجب قيد الشيكات
الواردة بها في دفتر الوارد الخاص بالمدرسة بأرقامها وتواريخها وكذلك بدفتر 63 ع0ح
لكي يمكن الرجوع إليها عند الحاجة لذلك
7- السلفة المؤقتة هي التي يرخص
بها لغرض معين ويحدداها قرار الترخيص مدة
معينة يجب أن تسوى خلالها ولا يجوز بأي حال من الأحوال أن يتجاوزا لأجل الذي يتم
فيه السداد أو تقديم المستندات عن شهرين من تاريخ صرفها وحتما لابد من تقديم
مستندات تسوية السلفة والمتبقي منها قبل نهاية العام المالي ويتبع
في قيد السلفة المؤقتة نفس إجراءات السلفة المستديمة
ويجوز تخصيص دفتر 63 ع0ح للسلف المؤقتة إن أمكن أو يمكن تخصيص صفحة لكل نوع من
السلف المؤقتة في دفتر 63 ع0ح الخاص بالسلفة المستديمة
8- ترد المبالغ المتبقية بدون صرف
من السلفة المستديمة في نهاية كل سنة مالية علي أن تجدد السلفة في أول السنة
المالية التالية
الخزينة
يجب جرد
الخزينة جرد مفاجئا بمعرفة مدير المدرسة أو من ينيبه مرتين علي الأقل شهريا ويكون
الجرد بحضور صاحب العهدة نفسه ( سكرتير المدرسة ) ويتم اعتماد المحضر من مدير
المدرسة بعد التوقيع عليه من السكرتير وممن قام بالجرد علي أن يتم الجرد في مواعيد
مختلفة وليست ثابتة ويحتفظ مدير المدرسة بمحاضر الجرد بملف خاص طرفه ويمكن أن
تكون صورة محضر الجرد كما يلي
مليم جنيه
0000 نقدية لحساب السلفة المستديمة
0000 0000
نقدية لحساب الأنشطة المختلفة
-----0 0000
نقدية لحساب متحصلات أميرية غير مورده
-----0 0000
نقدية لحساب الأوراق المدموغة
0000 0000 فقط وقده 000000000 جنيه لا غير
ويوجد
نتيجة الجرد ( مطابقة / يوجد عجز قدره 000/ يوجد زيادة قدرها000) هذا وقد تم تسليم
جميع محتويات الخزينة لسكرتير المدرسة بعد الجرد وأصح مسئولا عنها
سكرتير
المدرسة
مدير المدرسة